Pandemi Döneminde Suistimal ve Yolsuzluk: "Kurtlar Puslu Havayı Sever"

Pandemi Döneminde Suistimal ve Yolsuzluk: "Kurtlar Puslu Havayı Sever"

Bütün dünyayı saran COVİD-19 salgını ve sonrasında yaşanan problemler; birçok şirketi kriz yönetimi konusunda hazırlıksız yakalamıştır.Birçok şirketin ekonomik kriz dönemlerinde kriz yönetimi politikaları olsa dahi, salgın hastalık ve sonrası için bir yönetim ve denetim planı bulunmamaktadır.

Pandemi döneminde bir çok şirket; özellikle evden çalışma, ofiste dönüşümlü çalışma gibi alternatif çalışma yollarına yönelmişlerdir.Üst düzey yöneticilerin veya şirket ortakları ise; yaşları ve kronik rahatsızlıkları dolayısıyla şirketteki görevlerinin başında her zamankinden daha az bulunmuşlardır.Bu durum yeterli kontrol ve denetim zayıflığına yol açmıştır.Suistimal yapmak için bekleyen ve fırsatını bulan kişiler bu durumdan faydalanmış olabilirler.

Suistimal yapmak isteyen kişiler için, bu durum bulunmaz nimettir, çünkü o anda dikkatler dağılmıştır, kimin ne yaptığı belli değildir.Herkesin öncelikleri önce canını kurtarma ve sağlıklı kalmak üzerine değişmiştir.

Hilenin üç sac ayağı mevcuttur; bunlar Baskı-Fırsat-Haklı göstermedir.

Bu dönemde bunların her birinin gerçekleşmesi için yeterli zemin bulunmaktadır.

Baskı; kişinin zorunlu bir ihtiyacından doğabileceği gibi, daha güzel yaşama isteğinden de kaynaklanabilir.Zorunlu bir sağlık harcaması veya okul ödemesi, kredi borcu, kumar borcu, lüks tüketim isteği, daha güzel ve büyük bir ev, daha güzel eşyalar, lüks elbiseler veya mücevher isteği, çocuklarının daha güzel yaşaması için çaba veya 2.bir eş bu baskıya sebep olabilir.

Fırsat; özellikle pandemi döneminde denetim boşlukları beklediği fırsatı önüne getirmiş olabilir.

Haklı gösterme; önceleri suiistimali yapan kişi “borç almıştım geri verecektim”diyerek kendi vicdanın rahatlatmaya çalışır, bu durumda olan tespit ettiğimiz olaylar oldu.Şirketten farkettirmeden aldığı parayı sonraki aylarda kısım kısım geri ödediği görülmüştür.2.seferde daha büyük miktarda hesabına geçirip ödememiştir.Bir süre sonra “zaten ben bunu hakkediyorum, yıllarca üç kuruşa çalıştım, patron hiç zam yapmadı, üzerime ait olmayan bir sürü işi yapıyorum fakat karşılığını alamıyorum, gece gündüz mesai yapıyorum fakat mesai ücretim yok, yıllardır her türlü işlerini yapıyorum yine de terfi edemiyorum” gibi vicdanını rahatlatarak suiistimali arttırarak devam etmektedirler.

Kimler Hile Yapar; Uluslararası Suistimal İnceleme Uzmanları Derneği ACFE’nin ve diğer üyesi olduğumuz derneklerin yapmış olduğu denetimlerin istatistikleri sonucunda kimlerin hile yaptığı ile ilgili ilginç sonuçlar vardır:

İstatistiklere göre; Kimler hile yapar?

Her yüz kişiden

Her durumda hile yapar….…..%10

Hiçbir durumda hile yapmaz…%15

Fırsatını bulunca hile yapar….%75

Burda dikkatimizi çeken %75 oranın çok fazla olduğudur, fırsatını yakalarsa hile yapacağına göre bu fırsatı vermemek en doğru yöntemdir.Aynı anda %10 luk bir kitle daha koyarsak %85 gibi çok büyük bir kitle ile şirketler suitimal konusunda karşı karşıya kalabilirler.

Suistimale karışan kişiler genelde tek başlarına yapmazlar, en az üç kişiyle bunu uzun yıllar devam ettirebilirler.Bu suiistimalin yapıldığını ve tespit edilmediğini gören diğer şirket çalışanları ise, kendi adına başka bir suiistimal yaratır veya varolan suiistimalin içinde yer alır.Böylece suiistimal pastası büyür, rakamlar büyür.Sonuçta şirket en fazla birkaç yıl içinde iflas durumuna gelebilir.

Bu dönemde yapılması olasıklı suiistimaller çokçadır.Örneğin;

Satın alma bölümlerinde çalışanları yeterli fiyat araştırması yapılıp yapılmadığı kontrolünden sıyrılarak, anlaşma yaptığı ve kendisine fayda sağlayacak firmalardan alım yapmış olabilirler.Bu alımların ödeme vadeleri konusunda esneklik sağlanmış olabilir.Onaylı tedarikçi listeleri bulunsa dahi o firmaların çalışmadığı gerekçesi ile farklı firmalardan alımlar yapılmış olabilir.Finasman bölümü çalışanları ile işbirliği yaparak ödemeleri konusunda çıkarlarına göre hareket etmiş olabilirler.

Pazarlama ve satış bölümünde çalışanları, müşterilere farklı fiyatlardan ve miktarlardan satış yapmış olabilirler.Belli bir ödeme ve tahsilat politikası olan prosedürlerde farklı tahsilat uygulamış olabilirler.Depo ve sevkiyat bölümündeki çalışanlarla işbirliği yaparak 2.kalite adı altında 1.kalite ürünleri satmış ve faturalandırmış, aradaki farkı kendileri tahsil etmiş olabilirler.

Depo ve sevkiyat çalışanları gelen ürünlerin kalitesini ve onaylanmış miktarını kontrolden özellikle kaçırarak uygunluk vererek depoya farklı isimler altında koymuş ve çıkartmış olabilirler.Olduğundan farklı ürün satılmış ve olduğundan farklı ürün alınmış olabilir.

Bordrolama ve insan kaynakları bölümlerinde çalışanları, yeterli bilgi ve donanıma sahip olmayan kişileri ve tanıdıklarını bu dönemde işe almış ve gereğinden fazla maaş vermiş olabilirler.Sanal çalışan yaratıp, maaşlarını kendi hesaplarına veya anlaşmış oldukları sanal kişilerin hesaplarına aktarıp böylece paylaşımda bulunmuş olabilirler.Olmayan mesaiyi varmış gibi tahakkuk ettirmiş veya mesaiyi farklı saat ve günlerde arttırımını yapmış olabilirler.Çalışanlara Maaşlarından kesinti gibi gösterip, banka hesaplarına eksik yatırmış aslında kesinti rakamını kendi hesaplarına aktarmış olabilirler.

Muhasebe ve finansman çalışanları banka kayıtlarında olan gerçek ödeme ve tahsilatları farklı firmalardan gelmiş veya farklı firmalara yapılmış gibi kayıt yapmış olabilirler.

Şirketin üst düzey çalışanları ve CEO ları, yönetici ortakları, şirketteki görev yerini sağlamlaştırmak ve performansını çok daha başarılı göstermek adına şirketi olduğundan daha iyi göstermek adına olmayan satışları var gibi fatura düzenleyerek ciroyu arttırmış ve diğer çalışanlara baskı yaparak bu durumu gizlemiş olabilirler.Ciro üzerinden yıl sonu primi almak adına özellikle satış faturası düzenlemiş, bir sonraki adımda primini aldıktan sonra karşı taraftan bıu faturanın iadesini almış olabilirler.Özellikle burda izlenen yol; ürün hareketi yapmadan “danışmanlık-proje danışmanlığı-koleksiyon hazırlama-ekspertiz danışmanlığı ” gibi isimler altında fatura düzenleterek mal hareketlerini göz önünden kaçırma yolunu izlemektedirler.Düzenlenen bu tür faturaların bedelinin uzun zaman tahsilat yapılamaması durağan hale gelmesi ve yine de icra takibi gibi yasal yollara başvurulmamış olması bizim dikkatimizi çeker noktalardır.

Böyle durumlarda şirket CEO’nun sanal fatura düzenlemesi ayrıca şirketi vergi yüküyle karşılaştırmaktadır.Gelir kaydedilmesi sonucu gereksiz kdv ve kurumlar vergisi ödenmesine sebebiyet vermektedir.Ayrıca Vergi usul kanunu açısından şirketi vergi kanunlarına muhalefet ve sahte fatura suçuyla karşı karşıya bırakmaktadır.

Üst düzey çalışanların performansını daha iyi göstermek adına satılamaz durumda olan ürünleri halen satılabilir ürün fiyatından aktifde göstermesi, amortisman ve yıpranma payı ayırmasına engel olması, tazminat ve yükümlülükleri bilançoda göstermemesi, dava ve icra safhasında bulunan ticari alacakları halen tahsil edilebilir gibi aktifde göstermesi en sık karşılaşılan suiistimal türleridir.

Özellikle pandemi döneminde şirket çalışanlarının evden çalışması döneminde çalışanın görevlerini başka birine yaptırması, gerçekte olmayacak kadar mükemmel performans göstermesi, yeterli bilgi ve beceriye sahip olmayan çalışanın bu işini başkasına yaptırarak sanki kendi yapmış gibi raporlaması sonucunda farklı görevlere getirilmesi, diğer çalışanlara haksızlık yapılması gibi sonuçlara sebep olmaktadır.Evden çalışma veya dönüşümlü çalışma birçok işverenin maliyet azaltılması yönünde karar almasında etken olmuştur.Çalışanlarına tahsis edilmiş yüzlerce metrekare yerin kirası, yemek /çay/kahve giderleri, servis taşıma maliyeti, ısıtma ve soğutma masrafları gibi masrafların asgari seviyeye inmesi işverenleri bu yöntemi seçmeye alternatif olmuştur.Bu durumun getirisi olduğu kadar, birçok dezavantajları da bulunmaktadır.Şirketin bir çok noktası yeterli kontrol ve denetim dışında kalmaktadır.

Siber Güvenlik açısından; şirket çalışanları evden veya farklı noktalardan şirketin bilgisayarlarına bağlanıp çalışmaktadır.Bu durum siber güvenlik açısından çok farklı tehditlere açık kapı bırakmaktadır.Şirket bilgilerinin kopyalanması, çalınması, şirket sırlarının ortaya çıkartılması gibi hiç istenmeyen olaylarla karşı karşıya kalmamak için şirketlerin ekstra bir güvenlik duvarlarına ihtiyaçları vardır.

SUİTİMALCİNİN BEDEN DİLİ

Şirket içinde çalışanların bir arada bulunduğu ortamlarda suiistimalcinin bir takım beden hareketleri suiistimal belirtisi olabilir;

---her zamanki yaşama alışkanlıkları değişmiştir, farklı giyinip farklı lüks yaşama yönelmiştir.Pahalı bir klübe üye olmuş, spor salonlarına ve gece klüplerine gitmeye başlamış ise farklı bir yaşam tarzı suiistimalciyi ele verebilir.

---stres nedeniyle aşırı sinir hali veya aşırı neşeli halleri olabilir.Konuşurken titreme, terleme ve sığ nefes alma, göz temasından kaçınma, gerginlik hallerinin sürekli olması , alınganlık, kavgacı halleri gibi beden dilindeki faklılıklar suiistimalin belirtisi olabilir.

---alkol ve madde kullanımı olabilir,

bu durumlar evden çalışma döneminde farkedilmeyebilir.

TEDBİRLER NE OLABİLİR?

Maalesef suiistimali tamamıyle engellemek mümkün değil, ancak suiistimali azaltmak ve beklenilen fırsatı vermemek en iyi metoddur.Çalınan nakit ya da kıymetli varlıkları geri getirmek nerdeyse imkansızdır.Suistimal yapanın tespiti ve cezalandırılacağı konusunda mesaj vermek, şirket içinde denetim mekanizması kurmak, çalışanlarının görev yerlerini rotasyona tabi tutmak alınabilecek tedbirlerdendir.

Onaylı tedarikçi listelerini önceden hazırlayıp satın alma bölümlerinin bu listenin dışına çıkmamasını sağlamak,

Müşteri tahsilat ve satış politikası prosedürlerini önceden belirlemek,

Bir sürü farklı işi hep aynı kişiye yaptırmamak, (muhasebeyi aynı kişi+finasmanı aynı kişi+personel takibi aynı kişinin yapması gibi)

Belirli yıllarda her iki yılda gibi çalışanların görev yerlerini ve görev tanımlarını değiştirmek, farklı bir müdür ve sorumluya bağlı olarak çalıştırmak gibi,

Tedbirler alınabilir.

HİLE NASIL ORTAYA ÇIKIYOR?

Yine suiistimalin en çok ortaya çıkışı “İHBAR”ile %50 oranında oluyor.Diğer denetim %30 veya tesadüfen%20 olarak ortaya çıkıyor.Bu ihbarların maalesef bir çoğuda önceleri bu suitimalin içinde yer alıp daha sonra dışlanan veya yeteri kadar pay verilmeyen kişilerde yapıyor.

İhbarlar konusunda son sözler;

“PARA HER KAPIYI AÇAR FAKAT KİLİTLEYEMEZ”

HİLEYİ İHBAR EDECEK KİŞİLER AYNI ORTAMDA BULUNMUYOR OLABİLİRLER, İHBAR EDİLMEDİĞİ İÇİN HİLE UZAYIP DEVAM EDİYOR