Aile işletmeleri ve KOBİ’lerde hile ve suistimalleri nasıl önleriz?

Fikriye Aslan / Mali Müşavir-Hile Denetimi Uzmanı
İşletme sahiplerinin bilmesi gerekir ki organizasyon yapısı ne olursa olsun işletmelerde hile önlenemez. En güvenilir yapılarda bile er ya da geç çalışan kaynaklı suistimal gerçekleşecektir. Ne kadar rahatsız edici bir tespit değil mi?

Büyük işletmeler güçlü finansman yapıları, sigortalı olma durumu gibi avantajlarla uğradıkları zararı tazmin edebilirken, küçük işletmeler için çok daha riskli durumlar doğabiliyor. O sebeple şimdi biraz da bunların nedenleri üzerinde duralım.

Küçük işletmelerde suistimalin fazla olmasının nedenleri nedir?

1- Birden fazla işi aynı kişiye yaptırmak
Örneğin muhasebe bölümünde çalışan bir kişinin hem muhasebeyi tutması hem ödemeleri yapması hem de personel hesaplarına bakması suistimali gizleyen kişi için uygun ortamı yaratmaktadır. Böyle bir çalışan yıllarca suiistimali devam ettirebilir. Çünkü geri bildirimleri de kendisi yapmakta ve kolaylıkla kendi önleme mekanizmalarını kurabilmektedir. Demek ki tedbir belli. Bir kişiye bütün işi, bütün boyutları ile delege etmemek gerekiyor.

2- Aynı kişiye yıllarca aynı işi yaptırmak
Aynı kişinin çok uzun süre aynı işi yapması ve bu görevi tam yetkiyle sürdürmesi hilenin gizlenmesi için en uygun ortamı yaratır. Bu sebeple özellikle mali işlerde rotasyon son derece önemlidir. En güvenilir mekanizma, çalışanları birbirine denetletmek, kimseyi hakimiyet kuracak kadar aynı pozisyonda tutmamaktır.

3- Kritik görevleri akraba ve tanıdıklara emanet etmek
İlk anda iyi bir çözüm gibi görünen bu durum zaman içinde daha yıkıcı sonuçlar doğurabilir. Aşırı güvendiğiniz kişilerin kuracakları hile ve suistimal tuzaklarını hem fark etmeniz daha uzun zaman alacak, hem de fark ettiğinizde çözmeniz daha büyük sonuçlar doğuracaktır.

4- Bütün ticari sırların tek kişide toplanması
Böyle bir kişiyi yönetmek de denetlemek de çok zor olacaktır. İşletme sahipleri, ticari sırlarının birer silah olarak kendilerine dönebilecek olduğunu unutmaması gerekir.

Peki kayıpları yerine koymak mümkün mü?
Bir suistimal ile karşılaştığınızda kaybettiğiniz parayı yerine koymak zaman ve çaba gerektirir. Yine de kayıpları bütünüyle telafi temek mümkün olmaz. Tutulan istatistiklere göre mağdur kuruluşların yüzde 52’si suistimalden kaynaklanan kayıpların hiçbirini telafi edememiştir. İşletmeler, cezalandırma yolu olarak ise yüzde 61 oranında kötü niyetli kişiyle iş sözleşmesini iptal etme yolunu seçmektedir. Yüzde 7’si ise bunu bile yapamamıştır. Hiç şüphe yok ki işletmelerin uğradıkları bu zararı yasal mercilere aktarmamasının temel sebebi kötü niyetli dedikodulara sebep olmamaktır. Bir işletmenin çalışanı tarafından kandırılmış olmasının en az suistimalin kendisi kadar yıkıcı sonuçları olacağına inanılmaktadır.

Aile işletmelerinde durum çok farklı değil
Söz konusu suistimal ve hile, aile işletmeleri içinde ve aile çalışanları arasında yaşandığında bunun tespit edilmesi ve cezalandırılması ise apayrı bir sorundur. Aile ilişkileri kalıcı ve yıkıcı bir şekilde sonlanabilir, mali sıkıntılar aile içi hesaplaşmalara kadar gidebilmektedir. Bu sebeple alınacak önlemleri aile işletmelerinde çok daha sıkı tutmak gerekir. Aile içi suistimaller bazen yeğenler, kuzenler tarafından yapılırken bazen çocuklar, eşler ve kardeşler dahi bu sıkıntının kaynağı olabilirler. Bu sebeple zarar gerçekleşmeden alınacak tedbirlerin açıkça ilan edilmesi, denetim mekanizmalarının görünür olması ve düzenli aralıklarla pozisyon rotasyonlarının yapılması gerekir. Unutmayın, İnsanın olduğu yerde kötü niyet olacaktır. Her kötü niyetli kişi kendince bunu mantıklı bir açıklamaya bağlayacaktır. Bu sebeple süreçlerin subjektif değerlendirmeye terk edilmemesi gerekir ve elbette profesyonellerden destek almak her zaman en etkili yoldur.